以下の項目について記述したものを日本ツバキ協会学術部 品種登録委員長山口聰あてにお届け下さい。
各項目の順番に従って、箇条書きにして、逐次分かる範囲でご記入ください。
枠は決めていませんので多少長くなっても構いません。

1.申請届けの年月日

2.申請される方のお名前と所属支部、連絡先の住所、電話番号、Fax番号、e-mailアドレスなど

3.登録しようとする古木椿の名称(通称があればそれをご記入願います。通称が無い場合には新しく名付けてください。所在地の分かりやすいよう、土地等の名前を冠するのが望ましいです)

4.椿の樹体などの特徴を以下の項目につきお書きください (わかる範囲で記載してください)

4-1.樹体の情報
・樹高
・幹周り(胸の高さの幹の円周長)
・花のサイズ
・花の咲く時期
・花の色
・花のタイプ(一重、八重とか)
・葉の特徴
・果実の特徴
・樹形に特徴があればそのことも書いてください

4-2.その他の特記事項(生育状況など)

4-3.所在地情報
・所在地住所
・ 現地へのアクセス(最寄駅など)

4-4.所有者情報
・持ち主(お名前、お住まい、問い合わせ時の連絡先など)
・見学の可否など

4-5.故事来歴(この椿にまつわる民俗学的なエピソードがあると、とても有意義な調査データーになりますし、この点が大変に大切です)

5.参考写真を必ず何枚も添えてください。有用な情報になります。
・樹体全体(必須です。周囲の状況も分かりやすいような写真がありがたいです)
・樹幹(古木の幹肌は独特の色調があるので、必要になります)
・花(大きさのわかりやすいように物差しとかを添えて撮影してください)、果実(もし、あれば) 、葉
・その他、必要と思われる形質についての写真を添えてください